Als u een ERP-systeem gebruikt, kunt u papierwerk bijna volledig uitschakelen en uw (groot)handel digitaal runnen. Met DIMASYS|ERP van Infomat kunt u ook documenten digitaal laten ondertekenen en centraal bijhouden in het systeem. Gedaan dus met wachten op bonnetjes die binnengebracht moeten worden. Door gebruik te maken van een digitale handtekening spaart u kostbare tijd uit.

Uw prestatiebonnen digitaal laten aftekenen

Een efficiënt ERP-systeem is cruciaal voor de opvolging van uw dienst na verkoop. Bijzonder handig is dat DIMASYS ook beschikbaar is als mobiele app. Zo hoeven uw technici bij de klant enkel een tablet of smartphone mee te nemen om in real time hun service-interventies door te geven. Gepresteerde uren, gebruikte onderdelen etc. worden onmiddelijk doorgegeven en de klant kan de prestatiebon ter plekke digitaal aftekenen.

Het grote voordeel? Uw medewerkers op kantoor krijgen dit ondertekende document onmiddellijk binnen en kunnen de prestatie van uw technicus terstond factureren. Ze hoeven dus niet te wachten tot uw technici bij hun volgende passage op kantoor de fysieke bonnetjes komen binnenbrengen. Ook moeten ze geen onduidelijke, met de hand geschreven notities meer ontcijferen en overtypen. Door de digitale handtekening op de prestatiebonnen gaat er geen tijd meer verloren tussen de uitvoering van de werken en de facturatie.

Ondertekende zendnota’s inscannen

Ook bij leveringen kunt u tijd winnen door handtekeningen digitaal te beheren in uw ERP-systeem. DIMASYS|ERP maakt het namelijk mogelijk om op elke zendnota die uw klant moet aftekenen een barcode af te drukken. Alle ondertekende zendnota’s kunt u vervolgens makkelijk inscannen, waarna het systeem die automatisch linkt aan de juiste transacties in DIMASYS.

Dat maakt het mogelijk om automatisch facturen uit te sturen met de bijhorende, ondertekende zendnota’s in de bijlage. Heel wat klanten, zoals overheden of grote bedrijven, verlangen dat namelijk om te kunnen controleren of de gefactureerde bedragen overeenstemmen met de leveringen. Dankzij DIMASYS kunt u uw klanten deze service verlenen, zonder extra opzoekwerk: Het systeem haalt de ondertekende zendnota’s uit de klantenfiche en verzendt die samen met de factuur.