<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=1221129&amp;fmt=gif">

Infopedia

Laatste nieuws en branche updates van Infomat

De troeven van een volledig digitaal bedrijfsarchief

In sommige kantoren ziet u ze nog staan: kasten en kasten vol mappen met papieren documenten. Het lijken relicten uit vervlogen tijden, want vandaag schakelen almaar meer bedrijven over naar een volledig digitaal bedrijfsarchief. Behalve ruimte spaart u daar tijd én geld mee uit. Een woordje uitleg.

Een veelheid aan documenten

Een bedrijfsarchief omvat tal van verschillende documenten. Denk maar aa
n alle correspondentie met uw klanten en leveranciers, zoals al dan niet aangetekende brieven en mails. Daarnaast zijn er de verschillende contracten die u aangaat en waarvan u nauwkeurig moet bijhouden wanneer die verlopen. Een ander belangrijk deel vormen de personeelsdossiers, cv’s en loonfiches. Ook verzamelt u in de loop der jaren heel wat technische documentatie, zoals handleidingen of cursussen.

Ten slotte zijn er de ‘klassieke ERP-documenten’, zoals bestelbonnen, zendnota’s en aankoopfacturen. Beschikt u nog niet over een digitaal archief, dan worden die vaak in drievoud afgedrukt en geklasseerd. Van sommige documenten bent u namelijk wettelijk verplicht om ze tien jaar bij te houden.

De voordelen van een digitaal bedrijfsarchief

Image Digitaal Bedrijfsarchief

Al die documenten kopiëren, klasseren en nadien terug opzoeken is een tijdrovend werk. Bovendien kunnen er makkelijk fouten gebeuren: een document zit in een verkeerde map, raakt verloren of beschadigd...
Door over te schakelen op een digitaal bedrijfsarchief behoort dat allemaal tot het verleden. U werkt snel en efficiënt en vindt – zonder u fysiek te moeten verplaatsen – moeiteloos alle ooit gearchiveerde documenten terug. Dankzij metadata en OCR-technologie kunt u uw volledige bedrijfsarchief pijlsnel doorzoeken.
Bovendien kunnen meerdere werknemers tegelijkertijd hetzelfde dossier raadplegen én zien ze door wie het op dat moment is uitgecheckt.

Nog een voordeel: een intelligent documentmanagementsysteem (DMS) slaat probleemloos de brug tussen uw archief en uw ERP-systeem. Een voorbeeld uit de praktijk? Als u bijvoorbeel gemeentebesturen als klant heeft, dan weet u dat zij bij hun facturen een kopie van alle zendnota’s en/of de originele bestelbon vragen. Met een DMS dat naadloos samenwerkt met uw ERP worden de juiste bijlagen volautomatisch opgevraagd en samen met uw factuur verzonden.

Ten slotte bespaart u met een digitaal bedrijfsarchief heel wat kostbare oppervlakte. Investeren in extra kantoorruimte om steeds maar nieuwe archiefkasten te zetten is dus niet meer nodig.

Categorieën: DMS