Een veelheid aan documenten
Ten slotte zijn er de ‘klassieke ERP-documenten’, zoals bestelbonnen, zendnota’s en aankoopfacturen. Beschikt u nog niet over een digitaal archief, dan worden die vaak in drievoud afgedrukt en geklasseerd. Van sommige documenten bent u namelijk wettelijk verplicht om ze tien jaar bij te houden.
De voordelen van een digitaal bedrijfsarchief
Door over te schakelen op een digitaal bedrijfsarchief behoort dat allemaal tot het verleden. U werkt snel en efficiënt en vindt – zonder u fysiek te moeten verplaatsen – moeiteloos alle ooit gearchiveerde documenten terug. Dankzij metadata en OCR-technologie kunt u uw volledige bedrijfsarchief pijlsnel doorzoeken.
Bovendien kunnen meerdere werknemers tegelijkertijd hetzelfde dossier raadplegen én zien ze door wie het op dat moment is uitgecheckt.
Nog een voordeel: een intelligent documentmanagementsysteem (DMS) slaat probleemloos de brug tussen uw archief en uw ERP-systeem. Een voorbeeld uit de praktijk? Als u bijvoorbeeld gemeentebesturen als klant heeft, dan weet u dat zij bij hun facturen een kopie van alle zendnota’s en/of de originele bestelbon vragen. Met een DMS dat naadloos samenwerkt met uw ERP worden de juiste bijlagen volautomatisch opgevraagd en samen met uw factuur verzonden.
Ten slotte bespaart u met een digitaal bedrijfsarchief heel wat kostbare oppervlakte. Investeren in extra kantoorruimte om steeds maar nieuwe archiefkasten te zetten is dus niet meer nodig.
