Het is logisch dat uw administratieve afdeling of secretariaat er baat bij heeft om documenten op een slimme manier te beheren. De tijd van de grote archiefkasten en de eindeloze stapels papier ligt inmiddels al ver achter ons. Maar ook in andere afdelingen van uw organisatie levert een efficiënt documentbeheer grote winsten op. Of het nu gaat over de verwerking van orders of de opvolging van klanten: iederéén in uw bedrijf doet zijn voordeel met een intelligent document management systeem.

Méér tijd, méér plaats

In een secretariaat komen heel wat brieven en documenten binnen. Als die allemaal moeten gekopieerd, geklasseerd, verdeeld en/of verstuurd worden, dan verliezen uw medewerkers veel tijd. Veel handiger is het om digitaal te werken: het volstaat om de documenten in te scannen en ze via een centraal document management systeem aan de juiste personen toe te wijzen.

Zo vindt u alle documenten niet alleen makkelijk en snel terug, u bespaart ook plaats. De traditionele archiefkasten en fysieke ‘klantenmappen’ behoren voorgoed tot het verleden. Alle documenten zijn voortaan met enkele muisklikken beschikbaar.

Hetzelfde geldt voor uw HR-afdeling die onder meer de personeelsdossiers en cv’s van sollicitanten beheert. Ook zij kan efficiënter werken door over te schakelen op digitaal documentenbeheer.

Vlotte samenwerking met uw ERP

Koppelt u uw document management systeem aan uw ERP-pakket, dan wint u nog aan efficiëntie. U kunt dan namelijk ook alle klantendocumenten die te maken hebben met ERP-transacties digitaal archiveren. Denk maar aan bestelbonnen, afgetekende zendnota’s of pakbons, getekende service-rapporten… Door die documenten digitaal te linken aan de juiste transacties, vermijdt u opzoekwerk achteraf en wint u kostbare tijd.

Ook uw aankoopafdeling doet hier zijn voordeel mee. Die wordt vaak overspoeld door aankoopfacturen, die uw mensen snel moeten kunnen verwerken. Vroeger moesten die facturen een lijn per lijn nagekeken worden, maar met een intelligent document management systeem kunt u ze makkelijk inscannen en via OCR automatisch in uw ERP inlezen. Zelfs de controle van de factuur, regel na regel, gebeurt volautomatisch. Niet alleen is de tijdswinst die u zo realiseert gigantisch, u vermijdt ook fouten.

Efficiënt documentbeheer: ook in uw magazijn

Ten slotte kunt u zelfs het werk in uw magazijn efficiënter laten verlopen: elke verwerkte pickbon wordt ingescand en in het ERP-systeem gekoppeld aan de juiste transactie. U ziet meteen wie de goederen wanneer gepickt heeft en vindt ook onmiddellijk de bijhorende nota’s terug.