Het nieuwe jaar is pas net begonnen. En nu al stapelen de binnenkomende facturen zich op Sanne’s bureau op. Zich uitstrekkend en geeuwend doet ze haar beklag bij haar collega Gerda.

“Ik heb een kop koffie nodig! Over digitalisering gesproken – ze moeten het maar eens voor elkaar gaan krijgen dat we de facturen digitaal ontvangen! Maar niemand denkt aan ons eenvoudige medewerkers.”

Ze haast zich met een grote kop koffie terug naar haar werkplek. Sanne is 44 jaar oud en werkt op de boekhoudafdeling van een middelgroot bedrijf dat zich op de productie van kleine onderdelen voor zonnepanelen heeft gespecialiseerd. Daar is ze verantwoordelijk voor de crediteurenadministratie, vooral voor de verwerking van binnenkomende facturen die het bedrijf van haar leveranciers ontvangt. En dat zijn er een heleboel, vooral in een productie-intensieve tijd als deze. Sanne waardeert haar baas maar die is een voortdurend jagende workaholic. Het onderwerp digitale transformatie heeft hij, zoals hij vaak in de medewerkervergaderingen heeft gezegd, natuurlijk onder de knie.

Maar Sanne denkt:

“Hij zou eerst eens een strategie moeten vinden, op welke manier en waar je moet beginnen”.

Sanne nipt aan haar koffie en wrijft over haar hoofd.

“Ze zouden eens kunnen beginnen bij mijn bureau”, mompelt ze in haar kop.

Handmatig controleren van facturen

Digitalisering betekent voor Sanne op de eerste plaats iets wat vrij eenvoudig klinkt, namelijk de optimalisatie van de binnenkomende post en het scannen van de binnenkomende facturen die nog voor het grootste deel op papier in het bedrijf komen. Pas dan kunnen deze digitaal op de bedrijfsserver worden opgeslagen.

De stap die daaraan voorafgaat, geeft voor Sanne echter nog veel meer stress: elke binnenkomende factuur moet eerst handmatig worden gecontroleerd en met de betreffende bestelling worden vergeleken. Pas dan kan zij de factuurelementen in het ERP systeem invoeren. Automatische factuurverwerking is dus nog ver weg voor het bedrijf.

Sanne kijkt op haar horloge:

“Oh jee, alweer zo laat”, roept ze geschrokken.

15:00 u en de stapel op haar bureau wordt niet kleiner. Precies om 17:30 u zit haar werkdag erop want ze heeft nog een afspraak. Die wil ze in geen geval afzeggen dus moet het werk sneller gaan. Is de totale prijs bestaande uit hoeveelheid en stuksprijs bij elke factuurpositie van binnenkomende factuur RE-4812629 correct berekend? Het zal wel kloppen. Heeft de leverancier geen fout gemaakt bij de berekening van het netto-totaalbedrag van alle posities van de binnenkomende factuur RE-98574834? Vast niet. Komen de artikelnummers van de binnenkomende factuur RE-7767688 eigenlijk wel overeen met de betreffende bestelling? Geen tijd om dat te controleren, ik vertrouw gewoon op de leverancier, denkt Sanne.

Sanne controleert dus zeer snel de stapel binnengekomen facturen, voert de afzonderlijke factuurgegevens en positieregels in het ERP-systeem van het bedrijf in en voert op deze basis de boekingen uit.

“Eindelijk klaar met het werk!”, roept ze en verlaat het kantoor.

Foutgevoelig proces

Wat heeft Sanne in haar haast en haar werkdruk over het hoofd gezien? De mogelijkheden zijn talrijk, een kort moment van onachtzaamheid en een fout is al gemaakt. Een dergelijke fout begint bij de verwerking van de binnenkomende factuur en heeft vervolgens invloed op het hele bedrijf. Er wordt bijvoorbeeld teveel betaald en niemand weet nog waarom.

Op een dag haast Sanne zich naar het kantoor, maar haar baas staat haar reeds op te wachten bij haar bureau.

“Ik heb net met meneer Meier van onze leverancier Elasto getelefoneerd. Wil je mij uitleggen waarom wij al zes maanden teveel geld overmaken?”

Sanne stelt zich defensief op:

“Uhh, ik weet het niet, maar ik heb hier zoveel werk. Dat kan gewoon gebeuren. Het spijt me echt. Als u eens wist wat ik hier allemaal moet doen!”

Haar baas wordt helemaal rood en wil net antwoord geven – dan komt de collega van Sanne, Gerda erbij:

“Ik heb een idee. U hebt het toch altijd over digitalisering en dat wij medewerkers hierin een belangrijke rol spelen? Mijn man werkt bij een softwarebedrijf en die heeft een goed idee.”

En de moraal van het verhaal…

De geschetste situatie van Sanne is een voorbeeld van hoe het in veel organisaties er werkelijk aan toe gaat. volgens het CBS verstuurt maar 10,86% van alle organisaties in Nederland echte e-facturen, die volautomatisch verwerkt kunnen worden door systemen.

Hoe het met de situatie van Sanne verder ging? Dit verhaal heeft gelukkig een happy end. De man van Gerda werkt bij een specialist voor digitale documentverwerking. Dit bedrijf heeft software voor de digitale verwerking van inkomende facturen met regelherkenning. Hoe het werkt?

Digitale verwerking van binnenkomende facturen met regelherkenning

Facturen bevatten informatie die voor de verwerking in de financiële administratie nodig is. Ontvangt een organisatie nog binnenkomende facturen in papiervorm, dan moeten deze eerst worden gedigitaliseerd. De documenten die op deze manier worden gedigitaliseerd, worden dan, net als reeds digitaal beschikbare Pdf-facturen in de Capture-software verwerkt.

Om de factuur te kunnen verwerken, worden benodigde factuurelementen zoals factuurnummer, factuurdatum, netto- en brutoprijs, BTW, IBAN d.m.v. automatische herkenning uitgelezen. Het bijzondere: de software wordt per leverancier eenmaal getraind. Daarna herkent de software niet alleen deze elementen maar ook de verschillende factuurregels van de binnenkomende factuur. De uitgelezen onderdelen hoeven daarna niet handmatig in een financieel systeem of ERP-systeem te worden ingevoerd, maar worden daarna uit het document geëxtraheerd en volledig automatisch (of indien gewenst handmatig) overgedragen naar een ander systeem.

Vertrouwen is goed, controle is beter

Niet alleen de extractie, d.w.z. het ‘onttrekken’ van de gegevens en de overdracht van factuurgegevens in een volgsysteem is op handmatige wijze zeer foutgevoelig. Ook het controleren van binnenkomende facturen is – zoals het voorbeeld van Sanne laat zien – tegelijk tijdrovend en gevoelig voor fouten.

Capture software met regelherkenning geeft hier merkbaar verlichting: veel gegevens zijn te valideren. Er kan gecontroleerd worden of de informatie juist is. Denk bijvoorbeeld aan de correcte berekening van het netto totaalbedrag of het totaalbedrag van hoeveelheid en stuksprijs op elke factuurregel. Validatie maakt het proces van binnenkomende factuurverwerking sneller en eenvoudiger.

Is er een afwijking, bijvoorbeeld als gevolg van een prijsverschil bij bestelling en factuur, dan krijgt Sanne (resp. de gebruiker) dit direct te zien en kan er gecontroleerd en gecorrigeerd worden. Deze verificatie is echter geen verplichting. Met behulp van automatische validatie en foutherkenning worden aanzienlijk minder fouten gemaakt. Voorgedefinieerde regels controleren afzonderlijke fouten binnen de binnenkomende factuur op volledigheid en correctheid. Op deze manier kunnen verwerkings- en overdrachtsfouten, -bijvoorbeeld een onvolledige IBAN in een factuur-, grotendeels worden voorkomen. Met de zelflerende en traineerbare kennisdatabank wordt het systeem bovendien steeds intelligenter. In de volgende stap worden de gegevens gecontroleerd en eventuele verkeerde gegevens gecorrigeerd zodat factuurinformatie correct aan een volgsysteem wordt overgedragen en daar volledig kan worden verwerkt.

De geautomatiseerde verwerking van binnenkomende facturen zorgt voor minder fouten, hogere productiviteit en duidelijk meer tevreden gebruikers. Moderne factuurverwerking met regelherkenning was een perfect passende oplossing voor Sanne en haar baas. En wanneer gaat u daarover nadenken? Uw klanten doen het al!