Vandaag zijn softwarepakketten om bedrijfsprocessen te ondersteunen steeds meer met elkaar verweven. Om een voorbeeld te geven: vroeger waren een ERP-pakket en een document management systeem (DMS) twee volledig aparte systemen, die elk afzonderlijk geïmplementeerd werden. Vandaag zijn onze oplossingen DIMASYS|ERP en Corsa DMS helemaal op elkaar afgestemd en functioneren ze naadloos samen. Zo werkt u efficiënt en bespaart u tijd en geld. Een woordje uitleg.

Altijd toegang tot de juiste documenten

Vanuit uw ERP onmiddellijk doorlinken naar alle gerelateerde documenten maakt het werk van u en uw medewerkers er een pak makkelijker op. Stel bijvoorbeeld dat u de order van een klant in uw ERP-systeem moet invoeren, dan is het handig als u daar meteen de bijbehorende mail of (papieren) bestelbon aan kunt koppelen en die kunt opslaan in uw document management systeem.

Ook bij leveringen of afhalingen wordt de zendnota vaak door de klant ondertekend. Het is dan handig als u die vanuit uw ERP-oplossing kunt opvragen en eventueel weer doormailen in geval van discussie. Of nog: als uw medewerkers bij klanten herstellingen uitvoeren, dan hebt u prestatierapporten nodig die u – al dan niet digitaal op een mobiel toestel – laat aftekenen.

Zo circuleren er in uw bedrijf heel wat documenten die rechtstreeks te maken hebben met de processen in uw ERP-systeem. Met DIMASYS in combinatie met Corsa DMS kunt u die onmiddellijk digitaal verwerken óf inscannen en automatisch laten herkennen. Items zoals artikels, prijzen en aantallen worden door het systeem zelf geïdentificeerd, waardoor manuele controle overbodig wordt (e-matching). Print u zendnota’s af, dan krijgen die een barcode mee, zodat de nota na het aftekenen in het ERP-systeem automatisch gelinkt wordt aan de juiste transactie.

Document management systeem: ál uw documenten op orde

Daarnaast kunt u Corsa DMS natuurlijk ook gebruiken om al uw andere bedrijfsdocumenten te beheren. Denk bijvoorbeeld aan: correspondentie, personeelsdossiers, salarisfiche, CV's,... Door gebruik te maken van een document management systeem werkt u niet alleen veel efficiënter, u spaart ook ruimte uit. Een fysiek archief wordt namelijk overbodig.