Vanaf 1 januari 2026 moeten alle B2B-facturen in België verplicht elektronisch worden verzonden én ontvangen worden via het Peppol-netwerk. Deze overstap naar gestructureerde digitale facturatie maakt deel uit van een bredere Europese trend om de belastingnaleving te verbeteren, betalingen te versnellen en de administratieve lasten voor bedrijven te verlagen.
Voor bedrijven in sectoren zoals distributie, automotive en verhuur, waar het aantal facturen vaak hoog ligt en de processen complex zijn, is deze verandering extra belangrijk. In Nederland is Peppol op vandaag nog niet verplicht, maar het gebruik wordt al sterk aangemoedigd en zal naar verwachting de toekomstige standaard worden, vooral bij overheidsopdrachten.
In dit artikel lees je wat Peppol precies is, hoe het werkt, en waar je als organisatie – zeker als je nog geen geïntegreerd ERP-systeem gebruikt – rekening mee moet houden.
Wat is Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een open, internationaal netwerk dat is ontworpen om het veilig en gestructureerd uitwisselen van elektronische zakelijke documenten mogelijk te maken, zoals e-facturen, bestelbonnen en verzendberichten, tussen organisaties.
Het is geen softwareplatform, maar een set technische specificaties, ondersteund door een governance-structuur en een gedeeld leveringsnetwerk. Peppol is bedoeld om:
- BTW-fraude en fouten te verminderen via realtime, gestandaardiseerde factuurrapportage
- Administratieve lasten te verlagen door papieren en PDF-processen te elimineren
- Betalingscycli te versnellen door automatische levering en verwerking van facturen
De grondgedachte van Peppol is dat twee partijen documenten kunnen uitwisselen zonder dat ze dezelfde software hoeven te gebruiken – zolang ze maar zijn aangesloten op het Peppol-netwerk via gecertificeerde Access Points.
Hoe werkt Peppol?
Het Peppol-netwerk werkt volgens een vierhoekmodel:
- Verzender – Het bedrijf dat het elektronische document initieert (bijv. een leverancier die een factuur stuurt)
- Access Point van de verzender – Een gecertificeerde gateway die het document omzet naar het Peppol-standaardformaat (Peppol BIS)
- Peppol-netwerk – Hier reist het e-document naar toe
- Access Point van de ontvanger – De gecertificeerde gateway van de ontvanger, die het gestandaardiseerde bericht accepteert en doorstuurt naar het systeem van de ontvanger
- Ontvanger – Het bedrijf dat het document ontvangt (bijv. de klant)
.png?width=567&height=425&name=Peppol%20diagram%20(1).png)
Dankzij dit model hoeven jij en je zakenpartners niet dezelfde software te gebruiken. Zolang jullie beiden zijn aangesloten op het Peppol-netwerk via een Access Point, kunnen documenten automatisch, veilig en in realtime worden uitgewisseld.
Wereldwijd zijn er meer dan 300 Access Points beschikbaar, zodat je zelf kunt kiezen welke het beste bij jouw bedrijf past.
Wat betekent Peppol voor jou?
België: Verplichte e-facturatie voor alle B2B-transacties (vanaf januari 2026)
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle bedrijven in België hun facturen elektronisch verzenden én ontvangen via het Peppol-netwerk. Dit volgt op eerdere verplichtingen voor facturatie aan de overheid en betekent een volledige overstap naar gestructureerde digitale facturatie in de privésector.
Nederland: Gebruik wordt gestimuleerd, met focus op overheidsopdrachten
In Nederland wordt het gebruikt van Peppol al enige tijd aangemoedigd, vooral voor overheidsopdrachten. Hoewel het nog niet wettelijk verplicht is voor B2B-transacties, groeit het gebruik snel in verschillende sectoren.
De Nederlandse Peppol Autoriteit (NPA) houdt toezicht op de implementatie, beveiliging en standaardisatie van het netwerk. Veel Nederlandse bedrijven stappen nu al over op Peppol om voorbereid te zijn op toekomstige regelgeving en om efficiënter te werken.
Peppol maakt deel uit van een groter geheel
Peppol is onderdeel van een bredere digitale strategie die de manier waarop bedrijven hun financiële en inkoopprocessen beheren, wil transformeren. Het is ontworpen om:
- E-documentformaten te standaardiseren over grenzen, sectoren en software heen
- Interoperabiliteit mogelijk te maken tussen uiteenlopende technologieën en landen
- Snellere, veiligere documentuitwisseling te ondersteunen met minder handmatige tussenkomst
- Belastingtransparantie en -naleving te verbeteren via realtime gegevens
- Kosten te verlagen die gepaard gaan met handmatige verwerking, scannen of e-mailverzending
Voor bedrijven die internationaal opereren of werken met verschillende softwareomgevingen maakt Peppol integratie en communicatie een stuk eenvoudiger.
Uitdagingen voor bedrijven zonder moderne systemen
Voor bedrijven met moderne ERP-software of e-facturatieplatforms met ingebouwde Peppol-ondersteuning is de overstap relatief eenvoudig. Maar als je nog werkt met manuele processen of verouderde systemen, kun je tegen de volgende uitdagingen aanlopen:
- Je systeem ondersteunt het Peppol BIS-formaat (XML) niet
- Je moet handmatig documenten uploaden naar externe portals
- Je verwerkt grote aantallen facturen zonder automatisering
- Je hebt geen centraal klant- of leveranciersbestand
- Je loopt risico op fouten, vertragingen of niet-naleving
Waarom ERP-integratie Peppol-compliance makkelijker maakt
Een van de beste manieren om je voor te bereiden op de Peppol-verplichting is zorgen dat jouw ERP-systeem volledig integreert met het Peppol-netwerk.
ERP-platforms zoals Dimasys bieden vaak:
- Ondersteuning voor Peppol BIS-formaat
- Integratie met gecertificeerde Access Points
- Automatische facturatie en verzending via Peppol
- Validatie van documenten vóór verzending
- Centrale tracking en audittrails
Voor distributie- en verhuurbedrijven biedt een Peppol-ready ERP-systeem extra voordelen zoals:
- Verwerking van grote volumes documenten
- Automatische matching van inkooporders en facturen
- Ondersteuning voor deelfacturen of langlopende contracten
- Gestroomlijnde communicatie tussen vestigingen
Voorbereiden op Peppol: wat kun je nu doen?
Als je in België actief bent, is de de aanlooptijd kort: facturen via e-mail of post zijn vanaf januari 2026 niet meer rechtsgeldig. In Nederland is het nog niet verplicht, maar veel bedrijven lopen al voorop.
Wat kun je nu doen?
- Analyseer je huidige facturatieproces
- Overleg met je ERP-leverancier of IT-partner
- Test Peppol-functies in een pilot
- Train je financiële en operationele teams
- Zoek een gecertificeerde Access Point of kies ERP-software die dit bevat
Maak je gebruik van onze ERP-oplossingen? Dan hoef je niet op zoek naar een externe Access Point provider, maar kan je contact opnemen met je accountmanager.
Conclusie
De overstap naar Peppol draait niet alleen om naleving – het gaat om het bouwen van een toekomstbestendige financiële operatie die schaalbaar, flexibel en internationaal verbonden is. Voor bedrijven in België en Nederland – vooral in distributie en verhuur – is dit hét moment om actie te ondernemen.
Een ERP-systeem met Peppol-ondersteuning helpt je niet alleen om aan de regels te voldoen, maar ook om administratie te verminderen, fouten te beperken en complexe facturatieprocessen te vereenvoudigen.